AutoBranchen Danmarks juraklummer indgår som fast element i fagavisen Motor-magasinet. Denne klumme er bragt 29/11 2019.
Den 1. oktober 2019 trådte en ny lovændring i kraft. Ændringer betyder, at fradrag ved særlig anvendelse i den afgiftspligtige værdi for demo-, udlåns- og udlejningsbiler først opnås, når bilerne er ældre end seks måneder fra indregistreringstidspunktet.
I denne forbindelse er det blevet ekstra vigtigt at gemme køresedler, der dokumenterer, at køretøjet har haft flere skiftende chauffører og dermed er berettiget til fradraget.
Slet ikke af hensyn til GDPR
Hos AutoBranchen Danmark er vi blevet opmærksomme på, at flere af vores medlemmer fejlagtigt tror, at de er nødt til at slette køresedler senest tre måneder efter prøvekørslen grundet GDPR-reglerne, da køresedlerne indeholder personlige oplysninger om førerne.
Ydermere har vores medlemmer oplyst, at der i deres interne system er fastsat en automatisk slettefrist på tre måneder. Dokumenter og mails, hvoraf der fremgår personlige oplysninger om kunderne, slettes automatisk efter tre måneder, herunder køresedlerne.
Det er som udgangspunkt godt at have implementeret slettefrister i sit interne system, så GDPR-reglerne overholdes. Køresedlerne, som skal anvendes til senere dokumentation, kan dog undtages fra de generelle sletteregler. De kan godt gemmes uden at være i strid med GDPR-reglerne.
I henhold til Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra F, også kaldet ”interesseafvejningsreglen”, er det muligt at opbevare dokumenter med personlige oplysninger længere end tre måneder. Dette er dog betinget af, at virksomheden har et legitimt formål med at gemme disse oplysninger, og at køresedlerne ikke indeholder følsomme personoplysninger eller CPR-nummer.
Hvis køresedlen skulle indeholde sådanne oplysninger, råder vi til, at disse oplysninger anonymiseres efter tre måneder. Det er ikke nødvendigt at bede om kundens CPR-nummer eller personfølsomme oplysninger i disse tilfælde, hvorfor vi råder til at man ikke beder kunden om dette.
Køresedlerne har det legitime formål at skulle bruges som dokumentation over for skattemyndighederne, i forbindelse med bekræftelsen af at køretøjet har haft flere skiftende førere.
Gem køresedler af hensyn til fradrag
Køresedlerne er at anse som bilag, som skal sendes til skattemyndighederne og vil være omfattet af bogføringsreglerne. Hovedreglen er, at den bogføringsansvarlige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale på betryggende vis i op til fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Det er derfor lovpligtigt at gemme køresedler, der anvendes som dokumentation over for myndighederne.
Husk at gemme køresedler, der skal anvendes til dokumentation, især i situationer hvor det skal bruges som dokumentation over for skattemyndighederne til opnåelse af fradrag for særlig anvendelse for demo-, udlåns- og udlejningskøretøjer. Hvis I har et automatisk system, så få det ændret.
Manglende sletning kan betyde millionbøder
Vi må dog understrege, at man skal tage sletning af personlige oplysninger om kunder alvorligt, hvis man ikke længere har et legitimt formål med at gemme oplysningerne. Det kan give store bøder fra Datatilsynet, hvis disse regler ikke overholdes, hvilket to nylige sager fra Datasystemet viser. Her er virksomheder blevet indstillet til bøder på henholdsvis 1,2 mio. kr. og 1,5 mio. kr. for overtrædelse af GDPR-reglerne om slettefrister.
I den ene sag havde virksomheden fastsat længere slettefrist end nødvendigt med en begrundelse om, at virksomhedens system gør det vanskeligt at efterleve reglerne. I den anden sag havde virksomheden ikke fastsat regler for sletning af kunders personlige oplysninger, hvilket bevirkede at virksomheden havde oplysninger om mange kunder, der ikke længere havde et legitimt formål.
Reglerne om slettefrister for personlige oplysninger skal derfor iagttages, og det er vigtigt, at man kan dokumentere over for Datatilsynet, at virksomheden har en fast sletteprocedure.
AutoBranchen Danmark tilbyder vores egne køresedler, som vores medlemmer kan bestille hos os. I vores køresedler bedes kunden ikke om at oplyse personfølsomme oplysninger eller CPR-nummer, hvorfor disse kan gemmes uden anonymisering, og man slipper derfor for dette ekstra administrative arbejde.